Introductie

Tconsult is dé expert in slimme logistieke oplossingen. Onze business-consultants bieden handvatten voor logistieke innovatie door te helpen met het ontwerpen, analyseren, verbeteren en controleren van processen. De business-consultants van Tconsult hebben jarenlange ervaring met supply chain management en in samenspraak met de klant wordt er naar de beste oplossing gezocht voor jouw bedrijf. Tconsult heeft verschillende oplossingen bedacht voor de transport en logistiek. Tconsult ontwikkelde een scan applicatie (Scangaroo) een print applicatie (Print Panther) en een emballage registratie en administratie applicatie (TellApe) Tconsult helpt bedrijven om te optimaliseren, stroomlijnen en te automatiseren. Tconsult is gespecialiseerd in emballagestromen en het optimaliseren van documentstromen.

Scangaroo

Scangaroo, onderdeel van Tconsult, is dé geavanceerde mobiele scanoplossing die compacte documentscanners aanstuurt op boordcomputers, tablets en smartphones. Scangaroo versnelt en digitaliseert administratieve stromen, waardoor je een factuur eerder in rekening kan brengen en papieren rompslomp voorkomt.

Waarom dit artikel?

In dit artikel vertellen wij je alles dat je kunt weten over Scangaroo, zodat jij weloverwogen een beslissing kan maken. Om het je gemakkelijk te maken, hebben we een inhoudsopgave gemaakt, waarmee je eenvoudig door onze Scangaroo-gids kunt navigeren. Daarnaast hebben wij samen met Epson Nederland een demo video ontwikkeld over Scangaroo. In de video is dan ook te zien hoe je met behulp van de scan applicatie Scangaroo jouw documentstromen kunt versnellen. Veel lees- en kijkplezier!

 

Video

 

Inhoudsopgave

  1. Scangaroo; de scan applicatie.

  2. Totaaloplossing.

  3. Toegevoegde waarde.

  4. Software instellingen.

  5. Documentscanners.

  6. Integraties.

  7. Succesverhalen.

  8. Meer informatie.

 

1. Scangaroo; de scan applicatie

Allereerst hebben wij het over de scan applicatie Scangaroo. Dus hoe werkt Scangaroo en waarvoor kan je de applicatie gebruiken? Na het leveren van de goederen scant de chauffeur de documenten in. Dit doet hij eenvoudig met behulp van de applicatie en bijgeleverde compacte documentscanner. Vervolgens verschijnen de scans in de applicatie. In de app controleert de chauffeur de scans en naar elk gewenst mailadres te versturen. Na het versturen van de transportdocumenten kan het gescande document eenvoudig gedeeld worden met de klant en andere betrokken partijen.

De geschikte documenten

Bij het importeren en exporteren van goederen en vloeistoffen zijn er talloze documenten nodig. Afhankelijk van het land van bestemming, het type vervoer en het soort product zijn er verschillende documenten nodig. Met Scangaroo kun je alle types en documentformaten inscannen tot A4-formaat. Scangaroo is bijvoorbeeld geschikt voor vrachtdocument, CMR, inklaringsformulier, bon, ontvangstbewijs, emballagebon, maar ook voor het scannen van pasjes met de speciale card-reader.

Het scanproces

De chauffeur hoeft slechts 4 stappen te verrichten, namelijk:

  • Klap de scanner open en zet de scanner aan;
  • Verbind de scanner met de Scangaroo-applicatie via kabel of wifi (vaak al vooraf ingesteld);
  • Verwijder de nietjes uit het document en start met het scannen van het document;
  • Controleer het document eenvoudig in de applicatie en verstuur de documenten naar de gewenste partij.

Ondanks dat Scangaroo eenvoudig te bedienen is, hebben wij ter ondersteuning diverse handleidingen gemaakt. Deze handleidingen zijn scannergebonden en leggen de bovenstaande stappen in detail uit. Deze handleidingen worden altijd bij de bestelling meegeleverd. Klik hier voor meer informatie over het scanproces.

Het verwerken van transportdocumenten

Vanuit de Scan applicatie kun je eenvoudig de documenten delen met elk gewenst e-mailadres. Na het versturen deel en sla je het document eenvoudig digitaal. Het document kan digitaal verwerkt, gewijzigd of opgehaald worden. Na het ontvangen van alle documenten kan je met de facturatie beginnen.

Abonnement

Onze oplossing kan je in abonnementsvorm aanschaffen. Afhankelijk van de grootte van jouw organisatie kan je gaan voor het small, medium, large of extra large pakket. De maandelijkse ‘kosten per aansluiting’ vallen lager uit bij de pakketten met meer aansluitingen. Ons maandpakket is elke maand voor de 15e van de maand op te zeggen. Uiteraard kan je Scangaroo eerst 14 dagen gratis uitproberen, voordat je overgaat tot aanschaf. Is geen van de geïntegreerde scanners beschikbaar? Geen probleem, deze kunnen wij ook in bruikleen leveren. Voor alle mogelijkheden en prijzen kan je het beste contact opnemen met één van onze medewerkers. Klik hier om de abonnementen te zien.

 

2. Totaaloplossing

Tconsult levert alle producten voor de totaaloplossing Scangaroo. Van abonnement tot  documentscanners, bijbehorende kabels en beschermende bracket. Tegen een scherpe prijs kunnen wij de scanners leveren. Is er nog geen integratie met jouw boordcomputer? Geen probleem, dit kunnen wij ook regelen.

Scanners

Je kan kiezen uit drie compacte documentscanners die samenwerken met de scan-app (zie het hoofdstuk Documentscanners). Elke scanner heeft een toegevoegde waarde en dekt vragen en wensen uit de markt. Sommige eindgebruikers willen de allerkleinste scanner, zodat er genoeg ruimte in de cabine van de vrachtwagenchauffeur overblijft. Andere gebruikers hechten meer waarde aan het aantal vellen dat een scanner onafgebroken kan scannen. Daarnaast scannen enkele documentscanners via WIFI en andere met behulp van een kabel. Tenslotte kunnen de integratiemogelijkheden een rol spelen in de keuze voor een bepaalde scanner. Hierover meer in hoofdstuk 6.

 Accessoires

Om de levensduur te verlengen van de scanner, heeft Tconsult een speciale bracket ontworpen. Elke scanner heeft zijn eigen, unieke en op maat gemaakte bracket. Deze brackets zijn van aluminium. Aluminium heeft als voordeel dat het materiaal licht en sterk is. De scanner kun je dus met bracket gemakkelijk opbergen in de vrachtwagen, zonder dat de scanner beschadigd raakt. Naast de brackets leveren wij diverse kabels, draagtassen, opladers en nog veel meer. Bel ons direct, in samenspraak gaan we op zoek naar de juiste oplossing voor jou.

 

3. Toegevoegde waarde

Wat is de toegevoegde waarde van Scangaroo? Wij begrijpen dat digitalisering geld kost. Echter, het kan ook veel geld opleveren. In dit hoofdstuk benoemen we enkele voordelen van de scan applicatie, zodat jij een weloverwogen keuze kan maken.

Direct onderweg scannen

Scangaroo is een Android-app, waarmee compacte documentscanners aangestuurd kunnen worden op boordcomputers, tablets en smartphones. De chauffeur kan met behulp van de gebruiksvriendelijke scan-app de documenten direct inscannen. De administratieve handelingen worden verdeeld over de dag door na elke aflevering te scannen. Je hoeft nooit meer achteraf, aan het eind van de dag of week, alles uit te zoeken. Meer weten over scannen onderweg of de scan applicatie? Klik hier.

Snel scannen, weinig tijdverlies

Dankzij de indrukwekkende scansnelheid van ongeveer 25 pagina’s per minuut (afhankelijk van de scanner die je kiest) en de uitmuntende beeldkwaliteit, is de chauffeur van begin tot eind verzekerd van efficiëntie en veelzijdigheid. Binnen enkele minuten heb je alle benodigde documenten op de juiste plek afgeleverd.

Hoge kwaliteit scans

Scangaroo heeft verschillende instellingen welke in de app aan te passen zijn. Scan de documenten in met kleur of grijswaarden. Om de grootte van het bestand te regelen kan er gekozen worden tussen 150 en 300 DPI. Ook als je voor de grijswaarden gaat met 150 DPI zijn de scans nog haarscherp. Ervaar het verschil zelf! De scans verschijnen snel en in hoge kwaliteit in de applicatie. Wanneer de chauffeur klaar is met scannen, kunnen alle (CMR-)documenten direct naar de administratie worden verzonden in slechts een paar seconden.

Eerder beginnen met documentverwerkingen

Scangaroo helpt administratieve stromen te versnellen. Binnen enkele minuten, na het scannen, heb je alle benodigde documenten op kantoor voor facturatie. De chauffeur stuurt de gescande documenten vanuit de vrachtwagen met de Scangaroo-app direct door naar het gewenste mailadres. De documenten zijn binnen een paar minuten terug op kantoor en de administratie kan ze verwerken. Je hoeft dus niet te wachten tot de vrachtwagenchauffeur zijn dienst heeft voltooid. Lees hier meer over het versnellen van documentstromen.

Tijd winnen op het maken van facturen

Uit onderzoek komt naar voren dat de sector Transport en Logistiek facturen het traagst betaald. Bij binnenlands transport gebeurt de administratie vaak dezelfde dag nog. Bij thuiskomst overhandigt de chauffeur, bij internationaal transport, direct de benodigde documenten. Chauffeurs zijn vaak langer onderweg, waardoor de doorlooptijd toeneemt; documentstromen lopen trager dan met nationaal transport. Met Scangaroo versnel je de documentstromen richting de klant en/of het kantoor, waardoor je sneller een factuur kan opstellen. Jouw klanten kunnen door Scangaroo eerder aan de betaling beginnen. Je cashflow versnelt en je wordt financieel sterker.

 

4. Software instellingen

Verschillende opties van Scangaroo kun je aan- en uitzetten. Als de optie ´automatisch mailen´ aanstaat, verschijnen er extra mogelijkheden in de scan applicatie. Tenslotte kan je de scaninstellingen veranderen in de applicatie, zoals de resolutie van de scan. Scangaroo heeft dus veel functionaliteit en in dit hoofdstuk doorlopen we alle software-instellingen.

Instellingen wijzigen

Standaard worden alle scans verwijderd op het moment dat de app wordt afgesloten. Als gebruiker kan je er ook voor kiezen om de scans te behouden. Deze instellingen kun je wijzigen bij de optie ‘verwijder bestaande scans’. Wil je dat gescande documenten beschikbaar blijven totdat ze verzonden zijn in een nieuwe sessie? Dan kan dat ook. Daarnaast kan je ook de kleur van de applicatie wijzigen. Bij ‘App Skin’ kan je de kleur blauw of wit selecteren. Tenslotte kun je scans ook automatisch versturen.

Automatische e-mails.

Vier opties verschijnen als je het versturen van automatische e-mails hebt aanstaan. Allereerst kan je aangeven dat de scan applicatie gebruik mag maken van een ‘externe’ email applicatie om scans mee te versturen. Een voorbeeld van een externe applicatie is bijvoorbeeld Gmail. Met deze optie kan je dus gebruik maken van je werkmail. Als je geen gebruik maakt van de externe email applicatie, stuurt de app vanuit het Scangaroo e-mailadres app-no-reply@scangaroo.nl. Je kan in de app ook een vooraf ingesteld bericht invoeren. Bijvoorbeeld met gegevens van de chauffeur, kenteken of een ander kenmerk. Tenslotte kan je het mailadres van het bestemmingsadres invoeren. Je kan meerdere adressen aangeven, zoals de adresgegevens van de klant en de administratie. Is je transportdocument verstuurd? Met het aanzetten van de optie ‘verwijder scans’ kan je ervoor kiezen om het gescande document na het versturen te verwijderen. Zet je deze optie niet aan, dan blijft de scan beschikbaar in de app tot er een nieuwe scan gemaakt wordt.

Scansettings

De grootte, het aantal kB, van het bestand kan je beïnvloeden door de instelling van het scannen. De grootte van het bestand heeft te maken met de instellingen van de resolutie, kleur en aantal pagina’s. Je kunt voor de kwaliteit kiezen uit 150 DPI en 300 DPI. Dit heeft invloed op de resolutie van de scan (het aantal pixels) en de grootte van het bestand. Daarnaast zijn bestanden met kleur groter dan bestanden zonder kleur. Wij raden dan ook ‘grayscale’ aan als de klant geen kleurenscans vraagt. Tenslotte kun je ervoor kiezen dat een enkele zijde (Simplex) van het document wordt gescand of beide zijden (Duplex). Duplex scannen is alleen niet mogelijk op de Fujitsu iX100.

 

5. Documentscanners

De scan applicatie is leverbaar in combinatie met verschillende documentscanners. Omdat diverse scanners diverse opties bieden, willen wij onze klanten goed begeleiden en hen een oplossing op maat bieden. In totaal kan je kiezen uit drie verschillende scanners. De P-215II van Canon, de iX100 van Fujitsu en de DS-360W van Epson. De scanners garanderen scans van hoge kwaliteit. In dit hoofdstuk vermelden we de toegevoegde waarden van alle scanners.

Canon: P-215II

De Canon imageFORMULA P-215II is een compacte mobiele scanner en werkt via USB. De P-215II levert snelle scanfunctionaliteit, met snelheden voor dubbelzijdig scannen van maximaal 30 beelden per minuut. Met de automatische documentinvoer voor maximaal 20 vellen kunnen ook ‘batches’ scans snel worden verwerkt. De scanner weegt ongeveer 1 kilo en is ideaal om mee te nemen of te plaatsen in kleine ruimtes door zijn compacte formaat. De verwerking van verschillende papierformaten, van A4 tot documenten met afwijkende formaten en foto’s, is razendsnel. De scanner is aan de voorzijde voorzien van een card-slot zodat ook plastic pasjes en kaarten met reliëf gescand kunnen worden. Lees hier alles over de Canon P-215II.

Fujitsu: iX100

De Fujitsu ScanSnap iX100 is een compacte draadloze scanner en werkt via WIFI. De processor detecteert automatisch beschikbare wifi netwerken en maakt zelf connectie. Dankzij de integrale GI-processor iX100 worden afbeeldingen al in de scanner geoptimaliseerd. Hierdoor heeft de scanner slechts 5,2 seconden per pagina nodig. De scanner werkt hierdoor ook als een draadloos toegangspunt voor slimme apparaten. Met de ingebouwde lithium-ion batterij van de ScanSnap iX100 kunnen 260 scans worden gemaakt bij één oplaadcyclus. Met slechts 400 gram is de iX100 licht genoeg om makkelijk mee te nemen. Lees hier alles over de ScanSnap iX100.

Epson: DS-360W

De Epson DS-360W is een compacte scanner en werkt via WIFI én USB-aansluiting. De DS-360W is multifunctioneel en heeft een ingebouwde documentinvoer voor maximaal 20 vellen. De scanner kan verschillende formaten scannen: enveloppen, tankbonnetjes, CMR-documenten, visitekaartjes en legitimatiebewijzen. Met de snelle, flexibele en krachtige conversiemodule van de Epson-scanner kan elk documenttype geconverteerd worden naar een pdf-bestand. De scanner heeft een ingebouwde batterij en met slechts 1,3 kilo is het een ideale scanner voor onderweg. Lees hier alles over de DS-360W.

 

6. Integraties

Scangaroo met je boordcomputer integreren of als standalone gebruiken? De app biedt verschillende mogelijkheden en er zijn diverse integraties. Meer informatie over de integratiemogelijkheden lees je hieronder.

Standalone

De applicatie is uitermate geschikt als standalone oplossing. Als je Scangaroo als standalone gebruikt, installeer je de applicatie op een Android-telefoon of -tablet. Dus niet op een boordcomputer. De telefoon of de tablet kun je desgewenst koppelen met al onze scanners.

Scangaroo als standalone is ideaal voor bedrijven die met charters of ZZP-chauffeurs werken. Tenslotte is het ideaal als je klant geen genoegen neemt met smartphonefoto’s. Met Scangaroo kun je de transportdocumenten in hoogwaardige kwaliteit versturen.

Boordcomputers

Door de vele integraties met verschillende boordcomputers is Scangaroo veelzijdig en voor iedere situatie geschikt. De applicatie werkt bijvoorbeeld op de Garmin, TomTom, ATX en de Headless. Wij adviseren graag in de beste combinatie tussen hardware en boordcomputer.

Canon
De Canon P-215II werkt het best samen met de ATX-boordcomputer van AddSecure. Er is ook een integratie met de Pro 8 van TomTom. De Canon P-215II werkt ook als standalone oplossing. Op de boordcomputers kan de Scangaroo-app volledig geïntegreerd worden in het vragenpad maar kan ook als standalone app fungeren.

Fujitsu
De ScanSnap iX100 werkt het beste met de Pro 8 van TomTom en de Garmin boordcomputer van Rietveld. Ook de Fujitsu iX 100 werkt als standalone oplossing. Kabels zijn niet nodig om onderweg te kunnen scannen. Deze zijn slechts voor het opladen van de scanner.

Epson
De Epson Workfoce DS-360W is geïntegreerd met ATX van AddSecure de Pro 8 van TomTom en te gebruiken als standalone app. Kabels zijn niet nodig om onderweg te kunnen scannen. Je hebt slechts kabels nodig voor het opladen van de scanner.

 

7. Succesverhalen

Hoeveel vrachtbrieven geef je uit per jaar? De minuten tellen mee en daarmee jouw kosten ook. Bij het gebruik van de scan applicatie bespaar je tijd en geld. Inmiddels rijden er 4759 vrachtwagens met onze scan-oplossing rond in Nederland. Er zijn dus al aardig wat transportbedrijven die hun documentstromen hebben geoptimaliseerd. Benieuwd naar de opvattingen van onze klanten? Wij delen graag onze succesverhalen.

Ryano Logistics

Ryano Logistics is een in transport en logistiek gespecialiseerd bedrijf dat wegtransport in heel Europa verzorgt, gevestigd in de omgeving van Klundert (Nederland). Een vrachtwagen van Ryano is tussen de twee tot acht weken onderweg tussen bijvoorbeeld de Noordkaap in Noorwegen en Gibraltar. Ryano koos ervoor om de Canon-scanner te gebruiken, omdat die via USB aan de ATX-boordcomputer verbonden kon worden. De Scangaroo-app werkt op de ATX in het bestaande vragenpad van de ATX-boordcomputer. Ryano kan nu direct het ondertekende CMR-document scannen, zodra de vracht afgeleverd en geaccepteerd is door de ontvanger.

Het gehele verhaal lees je hier.

Loskamp Logistics

Loskamp verricht wegtransport in opdracht van andere wegvervoerders. In verschillende disciplines van de logistieke keten is Loskamp actief. De internationale rol die Loskamp inneemt, zorgt ervoor dat chauffeurs meestal de gehele week van huis zijn. Omdat de chauffeurs van Loskamp meer tijd op de weg doorbrengen, worden de documentstromen vertraagd. Loskamp besloot om zich te onderscheiden van andere charters door de klant direct te voorzien van de CMR. Scangaroo ontzorgt Loskamp dusdanig dat zij veel administratieve tijd besparen in het weekend.

Het gehele verhaal lees je hier.

 

8. Meer informatie

We hopen dat dit artikel je heeft geholpen bij het maken van een weloverwogen keuze. Nu je meer informatie hebt over soft- en hardware mogelijkheden, kun je de beste integratie voor jezelf kiezen. Zijn er bepaalde onderwerpen die je nogmaals wilt bekijken, klik dan op de onderstaande knop.

[Terug naar boven ↑]

Als je dit artikel leuk vond, volg ons dan op Twitter, Facebook en LinkedIn. Wij posten regelmatig updates, gebruikersverhalen, vakkennis etc. op onze kanalen.

Voor vragen kun je ons altijd per mail en telefonisch benaderen. Onze accountmanagers staan je graag te woord. Van maandag tot en met vrijdag zijn wij bereikbaar tussen 09:00 – 17:00 via +31 (88) 1308888 of contact@scangaroo.nl